Caisse enregistreuse obligatoire : règles 2025 & solution Digital Foody

On lit souvent que la caisse enregistreuse est obligatoire pour tous les commerces. En réalité, l’obligation vise les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients avec un logiciel ou système de caisse : elles doivent utiliser un outil certifié répondant à des exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (la fameuse « loi anti-fraude TVA »). Cette obligation s’applique depuis le 1ᵉʳ janvier 2018 et a été renforcée en 2025 avec la fin de l’auto-certification par l’éditeur : seule une certification délivrée par un organisme accrédité fait foi.

La caisse est-elle obligatoire pour tous ?

Ce n’est pas la possession d’un matériel qui est imposée, mais l’usage d’un logiciel/système de caisse certifié lorsqu’on enregistre des règlements clients. Sont visés les assujettis à la TVA qui vendent des biens ou services (notamment au grand public) et utilisent un logiciel de caisse ; l’administration exige alors la preuve de conformité (certificat par organisme accrédité). À défaut de justificatif lors d’un contrôle, l’amende est de 7 500 € par logiciel/système. Les entreprises non assujetties à la TVA (ex. franchise en base) ne sont pas concernées tant qu’elles n’utilisent pas un tel logiciel pour enregistrer des paiements.

Ce que recouvre la conformité (version pratico-pratique)

Un logiciel conforme garantit que chaque opération enregistrée ne peut pas être dissimulée ou altérée sans trace. Concrètement : un journal sécurisé des événements, des clôtures (quotidiennes/mensuelles/annuelles) traçables, des exports fiables pour l’audit, et une politique d’archivage encadrée. Depuis 2025, la fin de l’auto-certification par simple attestation de l’éditeur impose de disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité (ex. certification de type NF525 délivrée par un organisme habilité). C’est ce document qu’un contrôleur peut vous demander sur-le-champ

Tickets de caisse : imprimés à la demande, pas systématiques

Depuis le 1ᵉʳ août 2023, l’impression automatique des tickets de caisse et de carte bancaire n’est plus la règle : le client choisit s’il souhaite un ticket papier ou dématérialisé, sous réserve de quelques exceptions (ex. garantie, annulés, opérations spécifiques). Informez-le clairement en point de vente et proposez, si besoin, un ticket dématérialisé conforme RGPD.

Au-delà de la conformité : comment votre POS peut augmenter le CA et faire gagner du temps

Un bon système de caisse enregistreuse n’est pas qu’un parapluie juridique : c’est un accélérateur de service et un levier de chiffre d’affaires, surtout en heures de pointe. En intégrant upsell/cross-sell au moment opportun (format supérieur, boisson, dessert) et en supprimant les ressaisies côté comptoir, vous réduisez l’attente et faites progresser le panier moyen de manière régulière. Couplé à un KDS (écran cuisine) et à l’impression adaptée (tickets production, étiquettes collantes pour boissons), le flux passe directement de la validation au poste de préparation, avec moins d’erreurs et une remise plus rapide. Résultat : plus de commandes absorbées pendant le rush, moins de remakes, et une data exploitable (pics horaires, produits forts, étapes d’abandon) pour piloter votre carte et vos équipes.

Digital Foody : un écosystème complet (POS, borne, web) qui travaille pour vous

Chez Digital Foody, la caisse n’est qu’un maillon d’un écosystème connecté :

La borne de commande absorbe le flux en self-service, standardise l’upsell et libère votre comptoir.

Le site de réservation et le Click & Collect prolongent votre carte en ligne, avec les mêmes prix, options et règles.

Le KDS cuisine et l’impression d’étiquettes assurent une exécution nette et rapide.

Tout parle le même langage : catalogue, TVA, formats, options et stocks sont partagés, les clôtures et exports sont propres, et vous suivez vos KPI en temps réel. C’est cette continuité qui convertit la conformité en performance opérationnelle.

Mise en place : simple, cadrée, mesurable

On démarre par un audit express (carte, options, pics horaires) et le choix de l’implantation (visibilité, signalétique). On paramètre clôtures et journaux, taxes, modes de paiement, puis on relie borne–POS–KDS–impression. Une recette sur site valide le parcours de bout en bout (y compris les tickets et le ticket dématérialisé). Dès la première semaine, vous mesurez : temps de service, panier moyen, erreurs. C’est factuel, pas théorique.

Offre d’ouverture

Vous lancez un point de vente ou une nouvelle carte ? Nous proposons une offre d’ouverture (paramétrage, formation, accompagnement visuels) connectée à votre écosystème. Dites-nous vos dates et vos contraintes : on cale un démarrage serein avec un plan de ROI clair. (Contactez-nous pour connaître l’offre en cours.)